Dies ist ein Gastbeitrag von Jenny Lam.

Schluss mit dem Planungschaos, starte mit Asana als Projektmanagement Tool durch!

Vielleicht kennst du es: die Themen Planung und Organisation begleiten dich ununterbrochen. Ganz egal, ob du gerade als VA gestartet oder schon dabei bist. Und ob es um deine Planung mit Kunden, deine eigene Business Planung oder deine private Planung geht.

Schnell macht sich das Chaos breit und das Gefühl nicht alles zu schaffen setzt ein.

Aber das muss so nicht sein! Mit dem richtigen Planungsmanagement Tool erleichterst du dir nicht nur die Planung, sondern schaffst dir wieder mehr Zeit und Leichtigkeit für die wesentlichen Aufgaben!

In diesem Blogartikel erkläre ich dir, wieso Planung als Virtuelle Assistentin so wichtig ist und wieso Asana dir dabei hilft. Ich gebe dir zudem fünf Möglichkeiten an die Hand, wie du Asana als VA nutzen kannst.

Warum Planung gerade in der Selbstständigkeit so wichtig ist

Wenn du bereits selbstständig bist, dann weißt du sicherlich, dass das Thema Planung eine komplett andere Bedeutung erhält, als in einem vorherigen Angestelltenverhältnis. Gerade als selbstständige Virtuelle Assistentinnen müssen wir uns gleich dreifach organisieren.

Ein essentieller Punkt ist hierbei definitiv die Organisation von Kundenaufträgen. Im Blick auf deine Organisation und Planung dürften dich vor allem folgende Fragen beschäftigen:

• Wie viel Kapazität habe ich noch zur Verfügung?
• Wann erledige ich welchen Auftrag?
• Welche Informationen oder Zuarbeit benötige ich noch von meinen Kund*innen?

Auf der anderen Seite möchtest du mit deinem eigenen Business wachsen und benötigst hierfür ebenfalls freie Kapazitäten. Zeit, die du nur für dich und dein Business investierst. Neben deiner Buchhaltung, deinem Marketing und Kennlerngesprächen können das aber auch noch ganz andere Dinge sein, wie z. B.:

• Die Ausarbeitung von deinen eigenen Produkten
• Weiterbildungen und Schulungen
• Interviews und Gastbeiträge
• Gestaltung von Workshops und Freebies

Und natürlich darf dein Privatleben nicht fehlen! Ich weiß nicht, was dein persönliches “Warum” für die Selbstständigkeit war. Bei mir war es definitiv auch der Wunsch, mir meine Zeit selbst einteilen zu können und nicht mehr 5 Tage die Woche von 9to5 arbeiten zu müssen.

Damit aber eben aus selbstständig nicht selbst und ständig wird, musst du in deiner Planung und Organisation auch deine Freizeit mit einplanen. Denn auch privat haben wir unsere eigenen Projekte, Termine und Hobbies.

Du siehst, die eigene Organisation und Planung ist in der Selbstständigkeit das A und O.

Wieso du für deine Planung Asana nutzen solltest

Wer mich kennt weiß, dass ich das Planungstool Asana einfach LIEBE!

Doch warum ist das so?

Ganz einfach, weil das Tool mir bei meiner gesamten Planung hilft. Ganz egal, ob bei der Zusammenarbeit mit Kunden, für meine eigene Businessplanung oder für meine privaten Projekte.

Mit Asana kann auch das komplexeste Projekt in die kleinsten Aufgaben zerlegt und Stück für Stück bearbeitet werden. Dabei ist die Zusammenarbeit mit anderen jederzeit und absolut einfach möglich.

Es ermöglicht aber noch so viel mehr, als nur die bloße Projektarbeit.

In Asana kannst du wichtige Informationen abspeichern, sei es privat oder beruflich.

Du hast alle Informationen, Nachrichten, Aufgaben und Termine in einem Tool zusammengefasst. Und kannst, sofern du das möchtest, komplett auf offline Notizen verzichten!

Denn Asana ist ein digitales Tool, dass du auch auf deinem Smartphone über eine App nutzen kannst.

Aber nun ein paar Beispiele und Ideen, was alles möglich ist und wie du Asana als VA nutzen kannst:

Möglichkeit 1: Asana für deine Content Planung

Vergiss Excellisten und andere Übersichten. Mit Asana kannst du deine Content-Ideen in einer Board Ansicht wunderbar sammeln und ausarbeiten.

Mit der Kalenderansicht kannst du in Asana deinen eigenen Redaktionsplan erstellen und die einzelnen Posts zeitlich flexibel verschieben. So hast du die Möglichkeit im voraus zu planen, wie du deinen Content inhaltlich z. B. auf Instagram oder deinem Blog aufbauen möchtest.

Wenn du mit deinen Kund*innen zusammenarbeitest, kannst du dich innerhalb von Asana direkt zu den Captions austauschen. Grafiken als Vorschläge hochladen und Anpassungen vornehmen.

Generell eignet sich Asana sehr gut für gezielte Absprachen und den Austausch über eine bestimmte Aufgabe.

Möglichkeit 2: Sammle deine Kundendaten in Asana

Sei kurz ehrlich, wo speicherst du aktuell die Informationen über deine Kunden ab?
Sind diese immer aktuell, also mit den neuesten Informationen hinterlegt und griffbereit?

Asana bietet dir die Möglichkeit, deine Kundendaten direkt als Projekt anzulegen.
Das ist wunderbar, weil du das Beschreibungsfeld für wichtige Eckdaten nutzen kannst.
Und in das Kommentarfeld kannst du Neuigkeiten oder Änderungen dokumentieren.

Außerdem hast du die Möglichkeit, wichtige Dokumente oder Links direkt zu hinterlegen.

Und als kleiner Bonus: so kannst du auch alle Informationen von ehemaligen Kunden sammeln. Denn wer weiß, vielleicht kommen diese in der Zukunft wieder auf dich zu.

Möglichkeit 3: Jahres- und Quartalsplanung

Als Projektplanungstool bietet es sich besonders schön an, deine Jahres- und Quartalsplanung in Asana anzulegen. Das Schöne hierbei ist, wenn du deine Ziele für das Jahr aufgestellt hast, kannst du die dazugehörigen einzelnen Schritte auch wiederum ganz einfach abbilden.
Hieraus entstehen dann deine Monats- und Wochenziele.

Mit Asana hast du zudem die Möglichkeit direkte Tagesaufgaben anzulegen. Aufgaben, dessen Erledigung dich jeden Tag – Stück für Stück – deinem Ziel näherbringen.

Ein großer Vorteil ist auch hier wieder, dass du in Asana digital planst. Anders wie bei einer offline Planung mit Stift und Papier kannst du in Asana ganz einfach Änderungen und Anpassungen vornehmen.

Du musst also nichts durchstreichen.

Kommt spontan etwas dazwischen, kannst du flexibel in deine Planung eingreifen und hast weiterhin den gesamten Überblick.

Möglichkeit 4: Produkt Launch in Asana abbilden

Wenn du selbst schon einmal ein Produkt vermarktet oder hierbei als VA unterstützt hast, dann weißt du wieviel Arbeit hinter einem Launch steckt.

Und mit Arbeit meine ich auch, welche vielfältigen Aufgaben aber auch Phasen in einem Launch stecken.

Da passiert es schnell, dass der Überblick verloren geht, wichtige Aufgaben vergessen und nicht rechtzeitig erledigt werden.

Mit Asana hast du die Möglichkeit genau dies zu verhindern.

Du kannst deinen gesamten Launch Prozess abbilden und es auf die kleinste Aufgabe runterbrechen. Neue Aufgaben jederzeit einstellen, zeitlich vor- oder zurückschieben und alles Stück für Stück abarbeiten.

Dabei bietet dir Asana jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Stand einer Aufgabe zu dokumentieren. Die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und/oder Kunden wird so um einiges vereinfacht und auch die Kommunikation ist direkt möglich.

Besonderer Tipp: Hast du einen Launch Ablauf erstmal in Asana abgebildet, kannst du eine Vorlage erstellen und diese immer wieder nutzen :).

Möglichkeit 5: Arbeite mit wichtigen Checklisten

Ich weiß nicht wie es dir geht, aber es gibt bei mir immer wieder Aufgaben, die sehr komplex sind und viele Einzelschritte benötigen.

Ein Beispiel hierfür ist die Bearbeitung einer Podcastfolge inkl.Veröffentlichung, Blogartikel und Social Media Post. Wir sprechen also nicht nur von Audioschnitt der Folge, sondern wirklich vom vollen Programm.

Das sind so einige Schritte die anfallen. Und diese einzelnen Schritte lassen sich pro Podcastfolge wunderbar in einer Checkliste anlegen.

In Asana hast du die Möglichkeit, jeden einzelnen Punkt abzuhaken und vergisst so keinen wichtigen Schritt. Außerdem – und das ist noch so viel besser – kannst du bei jedem einzelnen Schritt den aktuellen Stand erfassen. Wenn du bspw.. noch auf Informationen oder die Rückmeldung deines Kunden wartest, dann kannst du das direkt dokumentieren bzw. mit deinen Kunden in den Austausch gehen.

Daneben hast du noch die Möglichkeit solche Aufgaben zu duplizieren. Eine anlegte Musteraufgabe inkl. Checkliste erleichtert dir also effektiv deine Arbeit.

Starte also jetzt mit Asana durch

Bist du neugierig geworden und möchtest mit Asana starten?

Dann nutze jetzt deine Gelegenheit und trage dich in die Warteliste für plaNanas yourself! ein. Der Asana Einsteigerkurs für Virtuelle Assistentinen und Selbstständige. Schluss mit dem Chaos! Werde mit Asana zur Planungsheldin mit mehr Effektivität und Leichtigkeit in deinen Lebensbereichen.

Mit der Eintragung auf die Warteliste erfährst du zuerst alle wichtigen Informationen rund um den Kurs. Du erfährst ebenfalls zuerst, wenn die Anmeldung zum kostenlosen aber begrenzten Asana Workshop online geht.

Ich freue mich auf dich,
deine Jenny